Vrijwilligersbeleid
September 2021
Inleiding
Vrijwilligers zijn voor Fietsmaatjes Oosterhout onmisbaar. De inzet van vrijwilligers zorgt ervoor dat onze organisatie bestaat. Dit vrijwilligersbeleid gaat over de vrijwilligers die zich inzetten voor de organisatie zelf en over de vrijwilligers die samen met gasten een rit op de duofiets maken. Fietsmaatjes Oosterhout zet zich in om bestaande vrijwilligers te behouden en om nieuwe vrijwilligers te werven.
Vrijwilligers – definitie
Vrijwilligers verrichten onbetaald en vrijwillig, doch niet vrijblijvend, werkzaamheden voor Fietsmaatjes Oosterhout. De vrijwilliger is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen handelen. In beginsel kan iedereen vrijwilliger worden bij Fietsmaatjes Oosterhout.
Vrijwilligers – team Fietsmaatjes Oosterhout (bestuur, coördinatoren en aanvullende teamleden)
Zowel het bestuur als overige aanvullende teamleden bij Fietsmaatjes Oosterhout zijn vrijwilligers.
Voorwaarden
Iedereen kan zich in beginsel opgeven om als teamlid binnen Fietsmaatjes Oosterhout aan de slag te gaan. Echter gelden wel een aantal voorwaarden:
● De vrijwilliger krijgt een duidelijke functie binnen de organisatie.
● De vrijwilliger heeft de juiste vaardigheden en competenties voor zijn/haar functie.
● De vrijwilliger staat achter de kernwaarden van het concept Fietsmaatjes, zoals omschreven op de website van Fietsmaatjes.NL.
● De vrijwilliger heeft een goede klik met de al bestaande teamleden. Samenwerking is immers belangrijk.
Beleid bestaande teamleden
● Jubilea van 5 jaar worden gevierd tijdens de jaarlijks te vieren verjaardag van Fietsmaatjes Oosterhout met de uitreiking van de Fietsmaatjes-speld, een kleine attentie of traktatie. De secretaris draagt hier zorg voor. Bij andere speciale gelegenheden (vreugde en verdriet) wordt een kleine attentie of traktatie verzorgd door de secretaris.
● Ter bescherming van haar vrijwilligers heeft Fietsmaatjes Oosterhout een aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering afgesloten speciaal voor teamleden.
Beleid werving nieuwe teamleden
● Bij een vrijgekomen functie wordt door de bestaande teamleden actief gekeken naar de invulling van de vrijgekomen functie. Bijvoorbeeld door te informeren bij vrienden en familie, een oproep te plaatsen op de website en/of in de plaatselijke krant.
● De bestaande teamleden beslissen over de aanstelling van nieuwe teamleden, anders dan bestuursleden.
● De bestaande bestuursleden beslissen over de aanstelling van een nieuw bestuurslid conform de statuten van Fietsmaatjes Oosterhout.
Vrijwilliger die fietst met gasten
Alle personen die met een gast ritten maken op de duofietsen bij Fietsmaatjes Oosterhout zijn vrijwilligers. Vrijwilligerswerk is onbetaald, maar niet vrijblijvend. Met vrijwilligers worden afspraken gemaakt en vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Afspraken worden gemaakt o.a. over de werkzaamheden, de begeleiding vanuit Fietsmaatjes Oosterhout en de omgang met gasten en het materiaal.
Visie
Fietsmaatjes Oosterhout heeft als doel om vrijwilligers en gasten ritten op duofietsen aan te bieden. Vrijwilligers worden ingezet omdat dit in onze visie bijdraagt aan een sociale samenleving. Daarnaast biedt het vrijwilligers zinvolle tijdsbesteding en helpt het om ook vrijwilligers in beweging te krijgen. Het is belangrijk dat elke vrijwilliger van Fietsmaatjes zich betrokken en gehoord voelt
Voorwaarden
Iedereen kan als vrijwilliger fietsmaatje worden bij Fietsmaatjes Oosterhout, mits hij/zij aan de volgende voorwaarden voldoet:
● De vrijwilliger is minimaal 18 jaar oud.
● De vrijwilliger is fysiek in staat om op de duofiets te fietsen, heeft hier een goede conditie voor en is in staat alle nodige handelingen uit te voeren. Dit is de eigen verantwoordelijkheid van de vrijwilliger.
● De vrijwilliger heeft goede sociale vaardigheden.
● De vrijwilliger heeft respect voor de gasten en fietst veilig.
● Uitgangspunt is dat de vrijwilliger zich niet alleen inzet voor bekende gasten maar ook voor onbekende gasten.
● De vrijwilliger houdt zich aan de gemaakte afspraken en handelswijzen van Fietsmaatjes Oosterhout zoals weergegeven in de samenwerkingsovereenkomst.
● De vrijwilliger gaat ermee akkoord dat zijn/haar gegevens en foto worden opgenomen in de registratie van Fietsmaatjes Oosterhout en gebruikt worden voor de vervaardiging van de vrijwilligerspas.
● De vrijwilliger zal het intakegesprek naar waarheid voeren en de gegevens volledig en naar waarheid invullen.
● De vrijwilliger zal een recente VOG-verklaring (Verklaring omtrent Gedrag) overhandigen.
Verantwoordelijkheden vrijwilliger
De vrijwilliger zal ten aanzien van de gast:
● het contact met de gast onderhouden en zo nodig de coördinator informeren.
● de gast met respect behandelen en zijn/haar veiligheid waarborgen.
● de privacy van de gast respecteren, medische gegevens niet doorgeven aan anderen en geen foto’s plaatsen op sociale media zonder toestemming van de gast.
● problemen met de gast melden bij de coördinator.
De vrijwilliger zal ten aanzien van het materiaal:
● hiermee veilig en zorgvuldig omgaan,
● problemen met het materiaal tijdig melden bij de technisch fietsbeheerder en de coördinator.
Taken van de vrijwilliger
● De fietsrit vooraf inplannen in het duofiets rooster SamenFietsen, met vermelding van de juiste gastnaam.
● De duofiets ophalen en netjes terug plaatsen in de stalling volgens instructies.
● De gast ophalen van huis of zorginstelling.
● Een fietsrit maken met de gast.
● De rit afvinken op de rittenkaart. Indien nodig de gastenbijdrage in ontvangst nemen en overmaken naar Fietsmaatjes Oosterhout.
● Adequaat reageren bij pech met de duofiets of in geval van calamiteiten (zie calamiteitenplan in de fietstas).
● De vrijwilliger schrijft in het duofiets rooster SamenFietsen, met wie en hoe lang er gefietst is en eventuele andere bijzonderheden.
● De vrijwilliger meldt mankementen of problemen met de duofiets bij de technisch fietsbeheerder en de coördinator. In het duofiets rooster SamenFietsen kan dit ook digitaal.
Niet onder de taken van de vrijwilliger vallen:
● Het verzorgen en/of betalen van eventuele consumpties tijdens de fietsritten en de eventuele pauzes. Het is niet vanzelfsprekend dat de vrijwilliger of de gast deze kosten telkens betaalt. Dit moet gebeuren op basis van gelijkwaardigheid. De kosten kunnen niet verhaald worden op Fietsmaatjes Oosterhout.
● Het verrichten van zorgtaken anders dan nodig voor het duofietsen; hij/zij is geen mantelzorger.
Beleid bestaande vrijwilligers
● Elke vrijwilliger krijgt een coördinator toegewezen.
o De coördinator van Fietsmaatjes Oosterhout biedt ondersteuning aan de vrijwilliger. De coördinator is het eerste aanspreekpunt van de vrijwilliger bij vragen of problemen.
o De coördinator toont waardering en belangstelling voor de vrijwilliger en betrekt de vrijwilliger waar kan bij Fietsmaatjes Oosterhout, bijvoorbeeld door naar hun mening over de gang van zaken te vragen.
o De coördinator van Fietsmaatjes Oosterhout onderhoudt regelmatig contact met de vrijwilliger. Dit contact heeft vier doelen:
● Waardering uiten naar de vrijwilliger toe.
● Tijdig problemen en vragen (incl. tevredenheid) van de vrijwilliger ondervangen en/of oplossen.
● Evaluatie van het functioneren van de vrijwilliger.
● Evaluatie of de vrijwilliger nog steeds aan de voorwaarden en haar verantwoordelijkheden voldoet.
o De coördinator onderhoudt ook contact met de gasten. Daarbij is o.a. aandacht voor de taken van de vrijwilliger.
● Vrijwilligers kunnen zich flexibel inzetten en zichzelf inroosteren via het duofiets rooster op de website.
● Fietsmaatjes Oosterhout houdt één tot twee per jaar een bijeenkomst voor alle vrijwilligers. Hiermee worden betrokkenheid en motivatie gestimuleerd, de mogelijkheid geboden om kennis en ervaringen te delen, en wordt de mogelijkheid tot gesprek tussen vrijwilligers onderling en Fietsmaatjes Oosterhout gecreëerd.
● Bij ziekte of andere problemen houdt de coördinator contact met de vrijwilliger en brengt een bloemetje of attentie, zo ook bij afscheid van een vrijwilliger. Hiervoor zijn speciale Fietsmaatjeskaarten beschikbaar, waarop de coördinator een persoonlijk woordje kan schrijven.
● In de nieuwsbrief en op de website van Fietsmaatjes Oosterhout wordt af en toe een vrijwilliger in het zonnetje gezet. Dit is niet alleen leuk voor de vrijwilliger zelf, maar straalt ook uit dat Fietsmaatjes Oosterhout waardering heeft voor haar vrijwilligers. De coördinator draagt zorg voor de input van de
berichtgeving en geeft dit door aan het bestuurslid met de portefeuille communicatie & PR.
● Attentiebeleid: vrijwilligers die 5 jaar vrijwilliger zijn, ontvangen de ‘5 jaar vrijwilliger speld’. Dit gebeurt ofwel op de verjaardag van Fietsmaatjes Oosterhout ofwel door de coördinator bij de vrijwilliger thuis De coördinator draagt er zorg voor dat de juiste personen de speld krijgen. Tevens wordt er elk jaar een kerstattentie uitgedeeld inclusief kerstkaart.
● Aan het einde van elk kalenderjaar wordt er door Fietsmaatjes Oosterhout een inventarisatie gehouden onder alle huidige vrijwilligers over de wensen voor het volgende jaar. Zo wordt vastgesteld wie vrijwilliger wil blijven en of er wensen of ideeën zijn.
● Vrijwilligers worden op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen Fietsmaatjes Oosterhout door middel van de website, nieuwsbrief en gerichte e-mails.
● Ter bescherming van haar vrijwilligers heeft de gemeente Oosterhout een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
Beleid nieuwe vrijwilligers
● Nieuwe vrijwilligers worden voornamelijk passief geworven door mond-op-mond reclame en onze website. Deze methode werkt goed, doordat Fietsmaatjes Oosterhout ondertussen goed bekend is in de omgeving.
● Vrijwilligers worden ook actief geworven. Bijvoorbeeld door het plaatsen van berichten in de lokale krant of door met een kraampje op informatiemarkten te staan.
● Elke nieuwe vrijwilliger wordt begeleid door een coördinator van de betreffende dorpskern.
● Nieuwe vrijwilligers hebben een intakegesprek met de coördinator en maken onder begeleiding één of meerdere proefritten. De coördinator bepaalt of de vrijwilliger aan de voorwaarden voldoet en als vrijwilliger aan de slag mag gaan. Iedereen wordt gelijkwaardig behandeld.
● Nieuwe vrijwilligers overleggen en/of ondertekenen alle benodigde documenten (VOG en de samenwerkingsovereenkomst). Zij lezen het privacyreglement op de website van Fietsmaatjes Oosterhout en leveren een pasfoto in waarmee een vrijwilligerspas wordt gemaakt.
● De coördinator zoekt na de eerste rit met de gast contact met de vrijwilliger voor een korte evaluatie.
Beleid beëindiging samenwerkingsovereenkomst
Er zijn verschillende redenen waarom de vrijwilliger niet meer als vrijwilliger voor Fietsmaatjes Oosterhout aan de slag wil of kan gaan. In de regel wordt de samenwerkingsovereenkomst met de vrijwilliger in samenspraak beëindigd.
Fietsmaatjes Oosterhout heeft te allen tijde het recht om eenzijdig de vrijwilliger op non-actief te stellen dan wel om de samenwerkingsovereenkomst te beëindigen als de situatie daartoe dwingt. Bijvoorbeeld als de vrijwilliger niet meer aan de voorwaarden
of verantwoordelijkheden zoals in dit document beschreven voldoet of als het gedrag van de vrijwilliger – binnen of buiten de Stichting Fietsmaatjes Oosterhout - in opspraak geraakt is.
Taken van de coördinator m.b.t. vrijwilligers
De volgende taken aangaande vrijwilligers zijn als verantwoordelijkheid toebedeeld aan de coördinator(en) van Fietsmaatjes Oosterhout:
● Beheer vrijwilligersbestand.
● Koppeling vrijwilliger aan gast(en).
● Onderhouden van contact met de vrijwilliger.
● Open staan voor kritiek of suggesties van de vrijwilliger.
● Eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen van én over de vrijwilliger.
● Attentiebeleid vrijwilligers (Fietsmaatjes Speld, attentie bij ziekte etc.).
● Met betrekking tot nieuwe vrijwilligers:
o Selectie van vrijwilligers uit opgegeven personen door middel van door het voeren van een intakegesprek en het checken van de voorwaarden zoals beschreven in dit vrijwilligersbeleid.
o Instructie/scholing van de vrijwilliger.
o Maken van een proefrit met de vrijwilliger.
o Sluiten van de samenwerkingsovereenkomst met de vrijwilliger.
o VOG aanvragen.
o Laten ondertekenen van het formulier ‘toestemming verwerking persoonsgegevens’.
o Vrijwilliger toevoegen in het roostersysteem.
o Aanmaken vrijwilligerspas en deze aan de vrijwilliger overhandigen.
o De coördinator heeft het recht om een vrijwilliger na een gesprek op non-actief te stellen dan wel om eenzijdig de samenwerkingsovereenkomst te beëindigen.
Persoonsgegevens
Fietsmaatjes Oosterhout is ‘eigenaar’ van het vrijwilligersbestand. Het privacybeleid van Fietsmaatjes Oosterhout is hierop van toepassing. Deze is in te zien op de website van Fietsmaatjes Oosterhout.